MANAJEMEN

PENGERTIAN FUNGSI-FUNGSI MANAJEMEN

Bahwa perencanaan, pengorganisasian, pengkoordinasian, pemberian perintah dan pengawasan merupakan fungsi utama. Jadi semua fungsi-fungsi manajemen ini harus dilaksanakan oleh manajer kapan saja, dan dimana saja, walaupun ada tipe perbedaan organisasi, jabatan-jabatan fungsional dalam tingkat manajemen yang berbeda.

PENGERTIAN FUNGSI-FUNGSI UTAMA MANAJEMEN

a.   Manajemen Administratif

Yaitu fungsinya lebih berurusan dengan penetapan tujuan dan kemudian perencanaan penyusunan kepegawaian dan pengawasan kegiatan-kegiatan yang terkoordinasi untuk mencapai tujuan.

b.   Manajemen Operatif

Yaitu fungsinya mencakup kegiatan yang bersifat memotivasi, supervisi dan komunikasi dengan sejumlah para karyawan untuk mengarahkan mereka mencapai hasil-hasil secara efektif.

JENIS-JENIS FUNGSI MANAJEMEN

a.   Perencanaan (Planning)

Pemilihan  atau penetapan tujuan organisasi dan penentuan strategi, kebijaksanaan, proyek program, prosedur, metode, sistem, anggaran dan standar yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan.

Contoh :   Organisasi bisa memperoleh dan mengikat sumber daya yang diperlukan untuk mencapai tujuan dari para anggota organisasi untuk melaksanakan kegiatan yang konsisten dengan berbagai tujuan dan prosedur terpilih. Kemajuan dapat terus dimonitor dan diukur, sehingga tindakan korektif dapat diambil bila tingkat kemajuan tidak memuaskan.

b.   Pengorganisasian (Organizing)

Penentuan sumber daya dan kegiatan yang dibutuhkan untuk mencapai tujuan organisasi, perancangan dan pengembangan suatu organisasi atau kelompok kerja (pokja) yang akan dapat “membawa” hal-hal tersebut ke arah tujuan, penugasan tanggung jawab tertentu dan kemudian pendelegasian wewenang yang diperlukan kepada individu untuk melaksanakan tugas-tugasnya.

c.   Penyusunan Personalia (Staffing)

Penarikan (recruitment) latihan dan pengembangan, serta penempatan dan pemberian orientasi para karyawan dalam lingkungan kerja yang menguntungkan dan produktif.

Contoh :   Dalam pelaksanaan manajemen menentukan persyaratan mental, fisik dan emosional untuk menduduki posisi jabatan yang ada melalui analisa jabatan.

Menarik karyawan yang diperlukan dengan karakteristik personalia tertentu, seperti keahlian, pendidikan, umur, latihan, dan pengalaman.

Pembuatan sistem penggajian untuk pelaksanaan kerja yang efektif.

Penilaian karyawan untuk promosi, transfer atau bahkan demosi untuk pemecatan serta latihan dan pengembangan karyawan.

d.   Pengarahan (Leading)

Tujuan untuk membuat atau mendapatkan para karyawan melakukan apa yang dinginkan dan harus mereka lakukan. Yang artinya menugaskan karyawan untuk bergerak menuju tujuan yang telah ditentukan.

Contoh :   Pemimpin harus menentukan kualitas, gaya dan kekuasaan secara profesional. (Gaya kepemimpinan harus profesional).

Kegiatan kepemimpinan, seperti ; komunikasi, motivasi dan disiplin harus ditegakkan dan dijalankan. Intinya kegiatan pengarahan berlangsung menyangkut orang-orang dalam organisasi tersebut.

e.   Pengawasan/Pengendalian (Controling)

Penemuan dan penerapan cara dan peralatan untuk menjamin bahwa rencana telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah dilaksanakan sesuai dengan yang telah ditetapkan, hal ini dapat positif maupun negatif yang artinya pengawasan positif ; yaitu mengetahui apakah tujuan organisasi dicapai dengan efisien dan efektif, pengawasan negatif ; mencoba untuk menjamin bahwa kegiatan yang tidak diinginkan atau dibutuhkan tidak terjadi kembali.

Contoh :   Fungsi pengawasan pada dasarnya menetapkan standar pelaksanaan.

Penentuan ukuran-ukuran pelaksanaan.

Pengukuran pelaksanaan nyata dan membandingkannya dengan standar yang telah ditetapkan.

Pengambilan tindakan koreksi yang diperlukan bila pelaksanaan menyimpang dari standar.

ARTI DAN PENTINGNYA DALAM PERENCANAAN

a.   Perencanaan

Proses dasar dimana manajemen memutuskan tujuan dan cara mencapainya, maksudnya pemilihan sekumpulan kegiatan dan pemutusan yang selanjutnya apa yang harus dilakukan, kapan dan bagaimana serta oleh siapa, dengan mempertimbangkan kondisi di waktu yang akan datang dalam mana perencanaan dan kegiatan diputuskan akan dilaksanakan, serta periode sekarang pada saat rencana dibuat.

b.   Arti inti perencanaan

Proses yang tidak berakhir bila rencana tersebut telah ditetapkan, dan rencana tersebut harus diimplementasikan, maka dalam proses impelmentasi dan pengawasan rencana-rencana tersebut memerlukan modifikasi agar tetap berguna, yang pada akhirnya menjadi faktor kunci pencapaian sukses akhir.

c.   Maksud utama perencanaan

Melihat program dan penemuan sekarang dapat dipergunakan untuk meningkatkan kemungkinan pencapaian tujuan yang diwaktu akan datang, yaitu meningkatkan keputusan yang lebih baik dan berkualitas.

PENTINGNYA PERENCANAAN

a.      Pembuatan keputusan (decision making).

b.      Proses pengembangan dan penyeleksian sekumpulan kegiatan untuk memecahkan suatu masalah tertentu.

c.      Menetapkan tujuan atau serangkaian tujuan yang artinya perencanaan dimulai dengan keputusan tentang keinginan atau kebutuhan organisasi atau pokja (kelompok kerja).

d.      Merumuskan keadaan saat ini.

e.      Mengidentifikasikan segala kemudahan dan hambatan.

f.       Mengembangkan rencana atau serangkaian kegiatan untuk pencapaian tujuan.

g.      Perencanaan organisasi harus aktif, dinamis, berkesinambungan dan kreatif, agar manajemen tidak hanya akan bereaksi terhadap lingkungannya, tetapi lebih menjadi peserta aktif dalam dunia usaha.

h.      Perencanaan dilakukan untuk mencapai protective benefits yang dihasilkan dari pengurangan kemungkinan terjadinya kesalahan dalam pembuatan keputusan.

i.        Positive benefits dalam bentuk meningkatnya sukses pencapaian tujuan organisasi.

PERENCANAAN STRATEGIC (STRATEGIC PLANS)

Proses pemilihan tujuan organisasi, penentuan strategi, kebijakan dan program strategis yang diperlukan untuk tujuan tersebut. Dan penetapan metode yang diperlukan untuk menjamin bahwa strategi telah diimplementasikan. Pada intinya perencanaan strategi lebih merupakan salah satu peranan manajemen yang paling kritis.

PERENCANAAN OPERASIONAL (OPERATIONAL PLANNING)

Perencanaan yang dilakukan pada tingkatan bawah yang memusatkan perhatian pada operasi sekarang dan terutama berkenaan dengan efisiensi dan efektifitas.

LANGKAH-LANGKAH DALAM PEMBUATAN PERENCANAAN

a.      Penentuan misi dan tujuan yang mencakup pernyataan-pernyataan umum tentang misi, falsafah, maksud, dan tujuan organisasi.

b.      Pengembangan profil perusahaan yang tujuannya mengidentifikasikan tujuan strategi yang ada sekarang (existing).

c.      Analisa lingkungan eksternal yang maksudnya untuk mengidentifikasikan cara dalam mana perubahan lingkungan ekonomi, teknologi, sosial/budaya, dan politik dapat secaratidak langusng mempengaruhi organisasi.

d.      Analisa internal perusahaan, kekuatan, dan kelemahan organisasi. Yang tujuannya untuk mengidentifikasikan kekuatan dan kelemahan setrategis yang penting bagi perumusan strategi perusahaan.

e.      Identifikasi kesempatan dan ancaman strategis, penentuan berbagai kesempatan yang tersedia bagi organisasi dan ancaman yang harus dihadapinya.

f.       Pembuatan keputusan strategis.

g.      Pengembangan strategi perusahaan.

h.      Implementasi strategis.

i.        Peninjauan kembali dan evaluasi (strategic control).

PERENCANAAN STRATEGIS KELEMBAGAAN

Contoh :

Pusat bahasan	Perencanaan strategis
Ø Sasaran Ø Batasan Ø Hasil yang diperoleh Ø Informasi Ø Organisasi Ø Kepemimpinan Ø Pemecahan masalah	Ø Kelangsungan dan pengembangan jangka panjang Ø Laba di waktu yang akan datang Ø Lingkungan sumber daya di waktu yang akan datang Ø Pengembangan potensi mendatang Ø Kesempatan di waktu yang akan datang Ø Kewiraswastaan / fleksibel, mengilhami perubahan radikal. Ø Antisipasi, menemukan pendekatan-pendekatan baru. Ø Resiko tinggi

PENGERTIAN PENGORGANISASIAN

a.      Proses penyusunan struktur organisasi yang sesuai dengan tujuan organisasi, sumber daya yang dimilikinya, dan lingkungan yang melingkupinya; atau

b.      Merupakan suatu proses untuk merancang struktur formal, pengelompokan dan mengatur serta membagi tugas atau pekerjaan di antara para anggota organisasi agar tujuan organisasi dapat dicapai dengan efisien.

DESKRIPSI PRINSIP ORGANISASI

a.      Pembagian kerja

b.     Manajer dan bawahan atau rantai perintah

c.      Tipe pekerjaan yang dilaksanakan

d.     Pengelompokan segmen pekerjaan

e.      Tingkatan manajemen

BENTUK-BENTUK ORGANISASI

Menurut Henry G. Hodgee, bentuk organisasi dibagi empat, yaitu :

a.      Bentuk piramid. Bentuk tersebut paling banyak digunakan karena sederhana, jelas dan mudah dipahami dan dimengerti.

b.     Bentuk vertikal. Bentuk ini hampir sama dengan bentuk piramid yaitu dalam hal pelimpahan kekuasaan dari atas ke bawah, maksudnya bagian vertikal berwujud tegak sepenuhnya.

c.      Bentuk horisontal. Digambar mendatar maksudnya aliran wewenang dan tanggung jawab digambarkan dari kiri ke kanan.

d.     Bentuk lingkaran. Menekankan pada hubungan antara satu jabatan dengan jabatan yang lain, bagan tesebut jarang dipakai dalam praktek penggunaan.

Adapun bentuk yang lain dari organisasi adalah :

a.   Bentuk organisasi sentralistik

Pemusatan kekuasaan dan wewenang pada tingkatan atas suatu organisasi.

b.   Bentuk organisasi desentralistik

Penyebaran atau pelimpahan secara meluas, kekuasaan dan pembuatan keputusan ke tingkatan organisasi yang lebih rendah. Maka desentralisasi konsepnya lebih luas dan berhubungan dengan seberapa jauh manajemen puncak mendelegasikan wewenang ke bawah ke divisi-divisi, cabang-cabang atau satuan-satuan organisasi tingkat lebih bawah lainnya.

PERENCANAAN SDM

a.      Penarikan personalia yang akan dibutuhkan.

b.     Seleksi, pemeliharaan kesehatan dan keamanan.

c.      Pengenalan dan orientasi.

d.     Latihan dan pengembangan karyawan.

e.      Penilaian pelaksanaan kerja.

f.       Pemberian balas jasa dan penghargaan.

g.      Perencanaan pengembangan karier.

Jadi perencanaan SDM merupakan dalam suatu organisasi tidak dapat menunggu untuk mendapatkan orang yang cakap. Seperti, organisasi membutuhkan orang untuk mengisi posisi tertentu, maka organisasi harus berusaha merencanakan kebutuhan di masa akan datang untuk memutuskan orang yang tepat untuk memenuhi kebutuhan tersebut.

POLA REKRUITMEN SDM

a.      Pengiklanan.

b.     Leasing (penggunaan tenaga honorer).

c.      Rekomendasi dari karyawan yang sedang bekerja (employes ferrals).

d.     Penarikan lewat lembaga pendidikan.

e.      Kantor penempatan tenaga kerja.

f.       Serikat buruh dan penggunaan komputer.

Maka rekruitmen bertujuan untuk pencarian dan penarikan sejumlah karyawan potensial yang akan diseleksi untuk memenuhi kebutuhan organisasi.

DESKRIPSI PROSES SELEKSI SDM

a.      Wawancara pendahuluan.

b.     Pengumpulan data pribadi (biografis).

c.      Pengujian (testing).

d.     Wawancara yang lebih mendalam.

e.      Pemeriksaan referensi prestasi.

f.       Pemeriksaan kesehatan.

g.      Keputusan pribadi.

h.     Orientasi jabatan.

Disamping itu dalam proses seleksi SDM harus diperhatikan :

a.      Latar belakang pribadi, yang mencakup pendidikan, pengalaman kerja sebagai pertimbangan pengalaman masa lalu.

b.     Bakat dan minat (aptitude dan interest), untuk memperkirakan minat dan kapasitas/kemampuan seseorang.

c.      Sikap dan kebutuhan (atitudes needs), untuk meramalkan tanggung jawab dan wewenang seseorang.

d.     Kemampuan analisis dan manipulatif, untuk mempelajari kemampuan pemikiran dan penganalisaan.

e.      Ketrampilan dan kemampuan teknik, untuk menilai kemampuan dalam aspek pelaksanaan teknik pekerjaan.

PERENCANAAN PENINGKATAN PROFESIONALITAS SDM

a.      Latihan dan pengembangan karyawan. Untuk membekali mereka suatu tingkat kemampuan dan kecakapan tertentu, yang tujuannya memperbaiki efektifitas kerja karyawan dalam mencapai hasil kerja yang telah ditetapkan.

b.     Mendidik karyawan lebih terlatih dan lebih ahli yang dibutuhkan untuk menyesuaikan diri dengan kemajuan teknologi.